*

「ご査収ください」の意味 ~「ご査収ください」はメールでは使わない方が無難

ビジネスレターやメールでよく使う「ご査収ください」という言葉ですが、本来の意味を送り手・受け手の双方が理解していなければ、思わぬトラブルになってしまう可能性があります。「ご査収ください」の意味を確認しておきましょう。

「ご査収ください」は相手にどんな行為を期待する言葉か

document

メールや送り状などに書き添えることの多い「ご査収ください」。「お疲れ様です」や「お世話になります」と同じくらい、形式的なものになっていることが多いように見受けられますが、実際にはどんな意味があるのでしょうか。

「ご査収ください」とは、「受け取ってよく調べてください」という意味。よく調べるものがなければ使ってはいけない

「ご査収ください」には、相手によく確認してほしいという意味が含まれています。たとえば添付書類やデータなど、その中身をしっかりチェックしてほしいときにご査収くださいという表現を用いることはできますが、特に確認するようなものがないときにご査収くださいという言葉を使うのは不適切です。

また、相手に確認してほしいというニュアンスが査収に含まれるということは、必然的に、「ご査収ください」と書かれたメールや送り状を受け取った当人は「よく確認しました、内容に問題はありません(またはここに問題があります)」という返信をすることまでが、送り手のリクエストであると考えるべきでしょう。ご査収くださいという言葉は、先方にそれなりの確認と返信を要するものであると考えると、時と場合によっては少し過剰な表現になってしまう可能性があります。「お目通しいただきまして、内容に問題がありましたらお知らせください」という程度の書き方のほうが、先方に対する精神的な負担は少ないかもしれませんね。

「ご査収ください」=「受領してください」ではない

送り手と受け手の間で「ご査収ください」の意味に対する認識が異なると、特に、受け手に大きな負担を与えてしまうケースが生じます。これは送り手が「ご査収ください」を「受領してください(受け取ってください)」というニュアンスで理解しまっている場合。上述した通り、ご査収くださいには「よく調べてください」「よく確認してください」というニュアンスが含まれるため、調べるものがない場合(単に受け取ってもらえたらいい場合)はご査収くださいという表現は用いないようにします。

逆に、ご査収くださいと書かれたものを受け取った場合は、単に「受領いたしました」だけではなく、その内容の確認を行った旨まで相手に返事をするべきであることも覚えておく必要がありますね。

「ご査収ください」と言われた場合の返事の仕方

では実際に、「ご査収ください」と書かれたものを受け取った場合はどんな返事を書くべきでしょうか。

「受領いたしました、内容には特に問題ありません。丁寧な書類をありがとうございました」「添付書類、確認いたしました。2点修正をお願いしたい箇所がありますので、その点のみ修正していただければ、あとはお任せいたします(責任校了といたします)」など、受け取ったという事実を伝えるのではなく、その中身にまで目を通したことを伝える必要があります。

ビジネス用語は意味を理解しないままに使っているケースも多く、「査収」のように送り手と受け手の間に認識の隔たりがある場合、それぞれがどこまでアクションを行うべきか(期待して良いのか)戸惑ってしまうことがあります。先方に何らかのアクションを期待する場合は、査収のような言葉を使わず、具体的な動作と期日を添えてお願いするような文面を心がけたいものですね。



関連記事

「ご清栄」と「ご盛栄」の違いと使い分け ~申し上げるのは「お喜び」か「お慶び」か

手紙文の書き出しで用いられる「ご清栄」と「ご盛栄」。 「拝啓 陽春の候、貴社におかれましてはま

記事を読む

senkou

10秒で分かるご冥福を祈ってはいけない理由 ~御霊前と御仏前のその違い

報道などでもよく「ご冥福をお祈りします」という言葉が使われますが、これは下記の理由により使わない方が

記事を読む

「敷居が高い」の本来の意味と誤用 ~レベルが高い、自分には合わないという意味ではない

雰囲気の良いお店などを見つけたとき「あのお店は敷居が高すぎて入るのを躊躇してしまう」という表現をする

記事を読む

keiken

知識の受け売りをする人に多く見られる語尾の特徴

成功しているように見える誰かは、そこに至るまで、きっといろんな失敗をしてきたと思うのです。本当に何の

記事を読む

no image

スネ夫くんが好かれない本当の理由。

  他を蔑むことが差別化なのだとすれば。 こちらの記事のなかで他を蔑んでまで、自分

記事を読む

暑中見舞いと残暑見舞いを送る時期 ~「お身体ご自愛ください」は使わない!

この記事をエントリーしている6月15日は、暑中見舞いの日なのだそうです。昭和25年に郵政省が暑中見舞

記事を読む

配布と配付の違い ~答案用紙を配るときに使うのは?

テスト![/caption] 参議院選挙が近づいてきました。 参院選:道選管、選挙公報

記事を読む

「慚愧に堪えない」「慚愧の念に堪えない」は「残念で仕方がない」という意味ではなかった!

「慚愧に堪えない(ざんきにたえない)」「慚愧の念に堪えない(ざんきのねんにたえない)」という言い回し

記事を読む

「ご多忙のところ」は使わない方が無難 ~多忙と多用の使い分け

多忙[/caption] 「高い席から失礼かと存じますが」「僭越ながら」と言ってはいけない理

記事を読む

京都禅寺巡り

「活を入れる」か「喝を入れる」か ~入るのは活、出すのは喝!

京都南禅寺![/caption] 日曜日の朝の旋律。 サンデーモーニングという番組に流

記事を読む

Google

「ご進言ありがとうございました」と使っていませんか? ~「進言」の誤用と意味に注意

「ご進言(しんげん)ありがとうございました」というフレーズを使ったり聞

「やるせない思い」を「やるせぬ思い」と書いていませんか? ~やるせないの意味と誤用と

片思いの気持ちなどを表現するときに「やるせない気持ち」と書くことがあり

「圧巻」の誤用と「圧倒」との違いについて ~「演技は圧巻だ」という表現は正しいのか?

「あべのハルカスの高層階からの眺めは圧巻だ」「フィギュアスケートのA選

陳謝と謝罪の違いと使い分け ~泣いて謝るだけでは陳謝(ちんしゃ)とは言わない?

国会議員の国会での答弁や質問、記者会見が行われるたびに「遺憾に思う」「

郵便局のシンボルツリー「タラヨウ(多羅葉)」が「葉書の木」とも言われている理由とは?

郵便局にはシンボルツリーがあることをご存じでしょうか? あちこち

→もっと見る

  • 西端 康孝 / コピーライター・歌人・川柳家

    コトバノを運営している神戸のコピーライター西端です。川柳や短歌で日常を綴る短歌と川柳とマカロニとというブログや徒然に毎日を表現する川柳をこよなく愛する明石のタコというブログもやっていますので、良かったら遊びにきてください。書いたり取材したり講演の仕事も承っています。

    路傍という写真に言葉遊びを散りばめたiPhoneアプリもリリースしました。また、こういうiPhoneアプリを出して世に自身の創作を広めていきたいという方のお手伝いもしていますので興味があればこちらの記事をお読みください。
  • follow us in feedly
  • 見上げている夜空にかざせば、そこにある星や星座たちの詳細を教えてくれるアプリ。昼の空にかざしてもそこに在る星たちの存在を伝えてくれます。
  • 症状を選択していくだけで犬や猫たちの病気や対策を教えてくれます。ペットたちの変化にはどうか動物病院への受診を躊躇しないでくださいね。
  • 画面の美しいtwitterクライアント。フリック操作で簡単にリストや特定ユーザーを切り替えることができるので、様々な情報に気軽にアクセスしたい方にオススメ。西端も利用しています。
  • カタカナ語の充実はもちろん、ビジネスや資格試験対策にも対応した幅広い収録語数。アニメーションによる筆順機能はお子さんをお持ちの方に特にオススメです。
  • 言葉の仕事をするとき、このブログを更新するときに欠かせないアプリになりました。
  • 言葉の繰り返しを防ぐだけでも、洗練された印象の文章になりますね。
  • コトバノの執筆者である西端がフォト詩集をiPhoneアプリで出しました。知識ではなく、感性に訴えかける写真と言葉たち。もし良かったら、もし良かったら…
PAGE TOP ↑