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領収書や請求書、手紙やメール、FAXに(株)や(有)という省略形は失礼なので使ってはいけない

うちの会社宛に送ってこられる請求書や手紙などには、株式会社や有限会社を省略した(株)や(有)といった表記になっているものをよく見かけます。相手の社名を省略して(株)や(有)という書き方をするのは失礼な表現にあたるので、見直しておくようにしましょう。

相手に送ったり渡したりする領収書や請求書、手紙に(株)や(有)という省略文字は使ってはいけない

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(株)や(有)は株式会社や有限会社を省略した書き方。社名は固有名詞で、法人の場合、株式会社や有限会社という文字も含めて社名になります。したがって相手に送ったり渡したりする領収書や請求書、手紙やFAX、メールなどで(株)や(有)という省略文字を使うことは大変な失礼にあたります。

相手に送ったり渡したりする領収書や請求書、手紙に(株)や(有)という省略文字は使ってはいけない

領収書を書いて相手に渡す場面で、先方から「前株(まえかぶ)の**商事」で」などと言われることもあります。相手を待たせてはいけないという気持ちが働くのはよくわかりますが、初対面の相手、たとえば「西端康孝さん」のことを「西さん」と呼ぶのと同じくらいに、(株)や(有)という省略文字を使ってしまうのは相手に対して不遜な行為となります。「(有)前川企画印刷」ではなく「有限会社前川企画印刷」と相手の名前は省略せずに正しく書く。どれだけ相手が急いでいたとしても、書いたものは残るということを忘れずにいたいものです。

自分の会社名を(株)や(有)と省略して書くのは良いのか

相手の社名を(株)や(有)と書いて省略してしまうのは失礼にあたるという話をしました。では、自社の名前の場合はどうでしょうか。これはもちろん、問題ありません。自分で自分の名前を勝手に省略して書いているのですから、失礼にあたるとか不遜になるといった問題は生じません。文字が長くなりすぎると、メールの署名でデザインが崩れてしまうこともあるでしょう。このあたりはそれぞれの裁量で良いと思います。

データベースやエクセルの文字数の問題で、どうしても(株)や(有)という省略形を使いたい

会員名簿など、たくさんの文字列を扱うときはどうしても(株)や(有)という省略形で文字数を稼ぎたい場合もあるでしょう。実際、一覧にすると、株式会社や有限会社という文字が並びすぎて見づらくなるという問題もあると思います。

相手に渡す領収書でも使える方法ですが、そういう場合は「本来は株式会社、有限会社と表記すべきところをスペース(時間)の都合上、省略形にしている失礼をお許しください」という文字を、あらかじめ、紙のどこかに印刷しておくと良いでしょう。もちろん、本来の作法から考えれば許されることではないのですが、すでに運用されている組織やシステムでは変更も簡単にはできません。言葉の正しさを厳格に適用するよりも、相手に根回しをしてみることも解決策の一つです。





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