*

「ご査収ください」の意味 ~「ご査収ください」はメールでは使わない方が無難

ビジネスレターやメールでよく使う「ご査収ください」という言葉ですが、本来の意味を送り手・受け手の双方が理解していなければ、思わぬトラブルになってしまう可能性があります。「ご査収ください」の意味を確認しておきましょう。

「ご査収ください」は相手にどんな行為を期待する言葉か

document

メールや送り状などに書き添えることの多い「ご査収ください」。「お疲れ様です」や「お世話になります」と同じくらい、形式的なものになっていることが多いように見受けられますが、実際にはどんな意味があるのでしょうか。

「ご査収ください」とは、「受け取ってよく調べてください」という意味。よく調べるものがなければ使ってはいけない

「ご査収ください」には、相手によく確認してほしいという意味が含まれています。たとえば添付書類やデータなど、その中身をしっかりチェックしてほしいときにご査収くださいという表現を用いることはできますが、特に確認するようなものがないときにご査収くださいという言葉を使うのは不適切です。

また、相手に確認してほしいというニュアンスが査収に含まれるということは、必然的に、「ご査収ください」と書かれたメールや送り状を受け取った当人は「よく確認しました、内容に問題はありません(またはここに問題があります)」という返信をすることまでが、送り手のリクエストであると考えるべきでしょう。ご査収くださいという言葉は、先方にそれなりの確認と返信を要するものであると考えると、時と場合によっては少し過剰な表現になってしまう可能性があります。「お目通しいただきまして、内容に問題がありましたらお知らせください」という程度の書き方のほうが、先方に対する精神的な負担は少ないかもしれませんね。

「ご査収ください」=「受領してください」ではない

送り手と受け手の間で「ご査収ください」の意味に対する認識が異なると、特に、受け手に大きな負担を与えてしまうケースが生じます。これは送り手が「ご査収ください」を「受領してください(受け取ってください)」というニュアンスで理解しまっている場合。上述した通り、ご査収くださいには「よく調べてください」「よく確認してください」というニュアンスが含まれるため、調べるものがない場合(単に受け取ってもらえたらいい場合)はご査収くださいという表現は用いないようにします。

逆に、ご査収くださいと書かれたものを受け取った場合は、単に「受領いたしました」だけではなく、その内容の確認を行った旨まで相手に返事をするべきであることも覚えておく必要がありますね。

「ご査収ください」と言われた場合の返事の仕方

では実際に、「ご査収ください」と書かれたものを受け取った場合はどんな返事を書くべきでしょうか。

「受領いたしました、内容には特に問題ありません。丁寧な書類をありがとうございました」「添付書類、確認いたしました。2点修正をお願いしたい箇所がありますので、その点のみ修正していただければ、あとはお任せいたします(責任校了といたします)」など、受け取ったという事実を伝えるのではなく、その中身にまで目を通したことを伝える必要があります。

ビジネス用語は意味を理解しないままに使っているケースも多く、「査収」のように送り手と受け手の間に認識の隔たりがある場合、それぞれがどこまでアクションを行うべきか(期待して良いのか)戸惑ってしまうことがあります。先方に何らかのアクションを期待する場合は、査収のような言葉を使わず、具体的な動作と期日を添えてお願いするような文面を心がけたいものですね。


▼関連の深いこちらの記事もどうぞ▼

関連記事

配布と配付の違い ~答案用紙を配るときに使うのは?

テスト![/caption] 参議院選挙が近づいてきました。 参院選:道選管、選挙公報

記事を読む

「不肖(ふしょう)」という言葉の意味と使い方に要注意!

「不肖(ふしょう)」という言葉は、「不肖山田太郎、一生懸命務めさせていただきます」という風に「私のよ

記事を読む

年賀状に「去年」という言葉を使ってはいけない理由 ~年賀状のタブーに注意

年賀状には句読点を用いてはならないという記事を以前書きましたが、今回は「去年」という言葉を使ってはい

記事を読む

「爽やか(さわやか)」の意味と使い方に注意 ~「風薫る爽やかな季節となりましたが」はOK?

時候の挨拶は手紙の書き出しで用いる礼儀文ですが、四季の移ろいを伝え相手を思い遣る一文でもあります。凍

記事を読む

waraji

「二足の草鞋(わらじ)を履く」の意味と誤用と ~否定的な印象を抱かれないようにする複業時代の自己紹介のコツ

働き方革命が進み、副業(複業)を認める会社も増えてきました。 たとえば昼間は会社勤め、夕方から

記事を読む

パソコンで使うマウスとミッキーマウスの不思議な関係 ~腱鞘炎防止のためのマウス

自分よりもずいぶん若い方と話をしていた時のことです。 「マウスの玉って、すぐにカスが溜

記事を読む

「秋味(あきあじ)といえば秋刀魚だよね」という表現が誤りである理由 ~秋味とは

秋刀魚や栗、芋やキノコなど様々な食材が美味しく感じられるようになる季節、秋。 ところで、秋の味

記事を読む

バーモントカレーのパッケージ、サイズが半分になっている理由を推理してみた!

バーモントカレーのパッケージ、どんな形をイメージしますか? 子どもの頃からずっと甘口のカレーを

記事を読む

「なし崩し」の意味は「曖昧にする」「うやむやにする」ではない ~なし崩しの誤用と正しい意味

「約束はなし崩しになって、結局誰もやらなくなると思うよ」という風に「なし崩し」を「曖昧にする」「適当

記事を読む

「料金」と「代金」の意味の違いと使い分け ~「この車の料金は」という言い方は誤り

「料金」と「代金」、「~料」と「~代」という言葉にはどのような違いがあるのでしょうか。その使い分けと

記事を読む

Google


▼よく読まれている記事▼


  • 西端 康孝 / コピーライター・歌人・川柳家

    コトバノを運営している神戸のコピーライター西端です。川柳や短歌で日常を綴る短歌と川柳とマカロニとというブログや徒然に毎日を表現する川柳をこよなく愛する明石のタコというブログもやっていますので、良かったら遊びにきてください。書いたり取材したり講演の仕事も承っています。
PAGE TOP ↑